Datenschutzerklärung

Stand: 19. Oktober 2026

Welche Erklärung für Sie gilt, hängt davon ab, wer Sie sind.

Sie füllen als Patient einen Fragebogen auf dem Gerät einer Praxis aus? Dann ist die Praxis Verantwortlicher und Schefsache ihr Auftragsverarbeiter. Die für Sie geltenden Angaben stehen in der App selbst unter „Datenschutz“ und nennen Ihre konkrete Praxis. Abschnitt 4 unten fasst zusammen, was dabei passiert.
Sie betreiben eine Praxis und haben ein priorFix-Konto? Dann ist Schefsache für Ihre Kontodaten Verantwortlicher. Das regeln die Abschnitte 3 und 5 bis 10. Abschnitt 7 beschreibt, was auf Ihrem Gerät gespeichert wird.

1. Verantwortlicher

Schefsache, Inhaber Paul Scheffler
Rochusstraße 61, 52062 Aachen
E-Mail: mail@schefsache.de
Telefon: +49 151 74462457

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; die gesetzlichen Voraussetzungen dafür (§ 38 BDSG) liegen nicht vor.

2. Zwei Rollen, sauber getrennt

priorFix wird von Physiotherapie-Praxen eingesetzt. Daraus ergeben sich zwei getrennte Verarbeitungen mit unterschiedlichen Verantwortlichen:

Verarbeitung	Verantwortlicher	Rolle von Schefsache
Antworten der Patienten im Fragebogen	die jeweilige Praxis	Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags
Konto- und Abrechnungsdaten der Praxis, Betrieb der Website	Schefsache	Verantwortlicher

Schefsache verarbeitet Patientendaten ausschließlich auf Weisung der Praxis und nutzt sie zu keinem eigenen Zweck.

3. Daten der Praxis (Schefsache als Verantwortlicher)

Wenn Sie für Ihre Praxis ein Konto anlegen, verarbeiten wir:

Daten	Zweck	Rechtsgrundlage
E-Mail-Adresse; ein einmaliger Anmeldecode, den wir an diese Adresse schicken und der nach 10 Minuten verfällt. Konten aus der Zeit vor dem 18.10.2026 haben zusätzlich ein Passwort, nur als Hashwert gespeichert.	Anmeldung, Zugang zum Konto	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag)
Praxisname, PLZ und Ort (bei der Registrierung), Straße (vor der ersten Übergabe an einen Patienten), Kontaktangabe	Diese Angaben erscheinen in der Datenschutzinformation, die Ihre Patienten vor dem Ausfüllen sehen. Dort steht Ihre Praxis mit Name und Anschrift aus Ihrem Konto als Verantwortlicher. Ohne sie kann der Bogen die Praxis nicht als Verantwortlichen benennen.	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; zugleich Erfüllung Ihrer eigenen Informationspflicht nach Art. 13 DSGVO
Praxis-Code (4 Ziffern). Sie legen ihn selbst fest, bevor Sie das Gerät zum ersten Mal an einen Patienten geben.	Schaltet das Briefing nach dem Ausfüllen frei und führt vom Patientenmodus zurück in die Praxisansicht, damit der Patient weder sein Briefing noch die Briefings anderer Patienten sieht	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Ein einmaliger Bestätigungscode (6 Ziffern), wenn Sie den Praxis-Code vergessen haben. Wir schicken ihn an die E-Mail-Adresse des Kontos, danach legen Sie einen neuen Praxis-Code fest.	Zurücksetzen des Praxis-Codes durch die berechtigte Praxis	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Tarif, Laufzeit, Anzahl genutzter Briefings in der Testphase (3 kostenlose Briefings pro Praxiskonto; Probeläufe zählen nicht mit)	Durchsetzung der kostenlosen Testphase und der Abrechnung	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Bei einem Abo über die iOS-App: Kennung des Apple-Abos, Produkt, Ablaufdatum, Testumgebung ja/nein. Zahlungsdaten erhalten wir nicht, die Zahlung läuft vollständig über Apple.	Freischaltung des Abos für das richtige Praxiskonto, Verlängerung, Kündigung und Erstattung	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Eigene Fragebogen-Fassungen, falls Sie welche anlegen	Anpassung der Bögen an Ihre Praxis	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Diese Daten liegen in einer Datenbank bei Supabase (siehe Abschnitt 6). Der Zugriff ist datenbankseitig so abgesichert, dass jedes Konto nur die eigenen Datensätze lesen und ändern kann.

4. Daten der Patienten (Schefsache als Auftragsverarbeiter)

Verantwortlich ist hier Ihre Praxis, nicht Schefsache. Der Vollständigkeit halber, was mit den Angaben geschieht:

Erhoben werden der Vorname und die Antworten auf den Fragebogen. Darunter sind Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO: Schmerzangaben, Vorerkrankungen, Medikamente, Beschwerdeverlauf, psychosoziale Angaben.
Persönliche Daten, nur wenn die Praxis sie abfragt (seit Version 1.3, pro Gerät einstellbar, Standard aus): Anrede, Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, Telefon, E-Mail, Krankenkasse und Versicherungsart. Sie gehen nicht an den KI-Dienst und nicht an Server von priorFix, sondern stehen nur im Briefing auf dem Gerät der Praxis und werden mit ihm gelöscht. Dasselbe gilt für die Antwort auf die Frage, wie der Patient auf die Praxis aufmerksam geworden ist.
Rechtsgrundlage ist die ausdrückliche Einwilligung des Patienten (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die vor jeder Erhebung eingeholt wird. Ohne sie startet der Bogen nicht.
Nicht auf unseren Servern. Die Antworten werden einmal an den KI-Dienst übergeben, um die Zusammenfassung zu erstellen. Sie werden nicht in unsere Datenbank geschrieben und gelangen nie auf Server von priorFix.
Nur auf dem Gerät der Praxis, bis Mitternacht. Das fertige Briefing (Antworten und Zusammenfassung) wird ausschließlich auf dem iPad bzw. im Browser der Praxis gespeichert und dort in der Liste „Heute“ angezeigt. Um Mitternacht (Ortszeit des Geräts) wird es automatisch gelöscht, ebenso beim Abmelden und beim Löschen des Kontos. Einzelheiten in Abschnitt 7.
Abbruch jederzeit. Tippt der Patient auf „Aufhören“, werden seine bisherigen Antworten verworfen. Es entsteht kein Briefing.
An den KI-Dienst gehen Name und Geburtsdatum nicht mit. Übermittelt werden Alter, Geschlecht und die Antworten.
Das Briefing-PDF wird auf dem Gerät erzeugt. In der App liegt es nur im Zwischenspeicher, damit es über das Teilen-Menü von iOS gedruckt, per AirDrop gesendet oder in „Dateien“ abgelegt werden kann. Wohin die Praxis es dabei gibt und wie lange sie es als Teil der Behandlungsunterlagen aufbewahrt, liegt in ihrer Verantwortung. Schefsache verschickt keine Briefings per E-Mail.

5. Anonymes Nutzungsereignis

Pro abgeschlossenem Fragebogen speichern wir ein Ereignis mit folgenden Angaben: gewählte Körperregion, Bearbeitungsdauer, Anzahl der Fragen, Anzahl der beantworteten Fragen, Anzahl der Warnzeichen-Fragen und ob die Zusammenfassung erzeugt werden konnte. Dazu die Praxis, damit das Kontingent gezählt werden kann.

Kein Name, keine Antworten, kein Personenbezug zum Patienten. Ein Rückschluss auf einen einzelnen Patienten ist daraus nicht möglich. Das Ereignis dient der Verbesserung des Fragebogens und der Abrechnung. Rechtsgrundlage, soweit es die Praxis betrifft: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO (Betrieb und Abrechnung des Dienstes).

6. Empfänger und Verarbeitungsorte

Dienstleister	Wofür	Ort	Grundlage
Scaleway SAS	KI-Dienst, erstellt die Zusammenfassung. Erhält die Antworten ohne Name und Geburtsdatum. Keine dauerhafte Speicherung, keine Nutzung zum Training.	Paris, Frankreich	Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO. Kein Drittlandtransfer.
Supabase, Inc.	Datenbank und Anmeldung. Enthält Kontodaten der Praxen und die anonymen Nutzungsereignisse. Keine Fragebogen-Antworten.	Rechenzentrum Frankfurt am Main (AWS eu-central-1); Unternehmenssitz USA	Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO. Speicherung in der EU; für etwaigen Support-Zugriff aus den USA EU-Standardvertragsklauseln.
IONOS SE	Versand der E-Mails mit dem Anmeldecode und mit dem Bestätigungscode zum Zurücksetzen des Praxis-Codes (Absender mail@schefsache.de). Erhält die E-Mail-Adresse der Praxis und den Code. Keine Patientendaten.	Deutschland	Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO. Kein Drittlandtransfer.
Netlify, Inc.	Hosting der Website und der Server-Funktionen. Verarbeitet technische Zugriffsdaten, etwa die IP-Adresse.	USA	Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO; EU-U.S. Data Privacy Framework beziehungsweise EU-Standardvertragsklauseln.

Es findet keine Weitergabe zu Werbezwecken statt. Es werden keine Cookies zu Analyse- oder Werbezwecken gesetzt, es gibt kein Tracking und keine Drittanbieter-Analysedienste.

7. Speicherung auf Ihrem Gerät

Anmeldung

Nach der Anmeldung einer Praxis wird die Sitzung auf dem Gerät gespeichert, damit das Tablet angemeldet bleibt und an Patienten weitergegeben werden kann. Beim Abmelden wird sie gelöscht.

Briefings des Tages

Fertige Briefings (Vorname, Antworten, Zusammenfassung und, falls abgefragt, die persönlichen Daten) werden im lokalen Speicher des Geräts abgelegt, auf dem der Fragebogen ausgefüllt wurde (iPad-App oder Browser). Die Praxis sieht sie in der Liste „Heute“. Sie verlassen das Gerät nicht und werden nicht an Server von priorFix übertragen.

Automatische Löschung um Mitternacht (Ortszeit des Geräts), außerdem beim Abmelden und beim Löschen des Kontos.
Mehrere Geräte: Nutzt eine Praxis mehrere iPads mit einem Konto, sieht jedes Gerät nur die Briefings, die auf ihm entstanden sind.
Sperre: Die Praxisansicht ist durch den Praxis-Code geschützt. Nachdem das Gerät einem Patienten übergeben wurde, sperrt sie sich außerdem nach 2 Minuten ohne Bedienung.
Geräteschutz: Für den Schutz des Geräts selbst ist die Praxis verantwortlich. Wir empfehlen einen Gerätecode und für die Übergabe an Patienten den geführten Zugriff von iOS.

Beides ist für den von der Praxis ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und bedarf deshalb keiner Einwilligung. Darüber hinaus werden keine Informationen zu Analyse- oder Werbezwecken auf dem Gerät abgelegt.

8. Speicherdauer

Fragebogen-Antworten und Briefings: nicht auf unseren Servern. Auf dem Gerät der Praxis bis Mitternacht des Tages, an dem sie entstanden sind, dann automatische Löschung (siehe Abschnitt 7). Bricht der Patient ab, werden die Antworten sofort verworfen.
Kontodaten der Praxis: für die Dauer des Kontos. Nach Löschung des Kontos werden sie unmittelbar entfernt, soweit keine handels- oder steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen (§ 147 AO, § 257 HGB: bis zu 10 Jahre für abrechnungsrelevante Unterlagen).
Anonyme Nutzungsereignisse: unbefristet, da ohne Personenbezug.
Das Briefing als PDF: wenn die Praxis es druckt oder ablegt, bewahrt sie es nach den für Behandlungsunterlagen geltenden Fristen auf. Dafür ist die Praxis verantwortlich, nicht Schefsache.

9. Löschung des Kontos

Ein Praxis-Konto lässt sich jederzeit in der App selbst löschen: Praxis-Menü → „Praxis und Konto“ → „Konto löschen“. Dabei werden das Konto und die zugehörigen Datensätze entfernt, die Briefings auf dem Gerät ebenfalls. Ein Umweg über E-Mail oder Support ist nicht nötig.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf:

Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Wenden Sie sich dazu an mail@schefsache.de. Als Patient richten Sie diese Anliegen an Ihre Praxis; sie ist Verantwortlicher. Schefsache unterstützt sie dabei.

11. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig für Schefsache ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

12. Keine automatisierte Entscheidung

Die Zusammenfassung im Briefing wird von einem KI-System erstellt und ist als KI-erzeugt gekennzeichnet. Sie gibt ausschließlich wieder, was der Patient angegeben hat. Sie ist keine Diagnose. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt; die fachliche Beurteilung trifft der behandelnde Physiotherapeut.

13. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung der Daten ist freiwillig. Ohne die Angaben eines Patienten kann der Fragebogen nicht ausgefüllt und kein Briefing erstellt werden. Ohne die Angaben einer Praxis kann kein Konto geführt werden.

14. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert. Maßgeblich ist die jeweils hier veröffentlichte Fassung mit dem oben genannten Stand.